商业秘密保护的企业样本

总第54期 鲁周煌 China IP发表,[其他]文章

  2009年10月,在北京举行的一场新产品发布会上,宇龙计算机通信科技有限公司(以下简称“宇龙”)惊讶的发现,竞争对手同洲电子公司推出的一款轰动全场的智能商务手机,竟然和自家的旗舰手机如出一辙!

  而这一切的巧合,源于宇龙公司一位前员工的跳槽。该员工曾经是宇龙公司手机软件部门的研发主管,2008年,该员工在宇龙工作了长达8年之后跳槽到竞争对手公司,他不仅带走了智能手机研发团队的几位骨干,同时也窃走了宇龙公司智能手机的源代码。这家曾创造了酷派手机品牌的企业在一夕之间损失惨重,“一个智能手机的源代码只有一百兆,用一支小小的优盘就可以拷走,但却是我们积累了十几年的科研成果,是我们智能手机企业赖以生存的基础。”宇龙公司知识产权部总监李俊对本刊记者说。

  虽然经过了辛苦艰难的法律诉讼,8名前员工最终受到了刑事制裁,但时至今日,这个惨痛的教训依然使得宇龙公司不敢放松紧绷的神经。“从这起案子中我们得出一个教训:建立合理的商业秘密管理体系,不仅是企业自我保护的第一步,也将很大程度地弥补司法不力造成的损失。” 李俊说,“从2008年,我们开始加强企业商业秘密的管理,到目前为止,这个体系的建设已基本趋于完善了。”

  签订保密协议

  在中兴通讯公司,商业秘密的保护主要由法律事务部下的信息安全部负责。在华为公司,信息安全部更为庞大,作为一级独立部门,它拥有200多人从事商业秘密的保护工作。而在宇龙,商业秘密的保护似乎更为细化:知识产权部门负责制度的设计,提供“软件建设”;信息安全部门进行技术保障,负责“硬件建设”;审计部门负责审计制度和技术保障措施的执行;一旦遭到泄密,还有法律部进行法律责任的追究。

  作为知识产权部的总监,李俊主要负责商业秘密保护制度的设计。“在进行保护体系建设的时候我们主要考虑四点: 不该获得商业秘密的人不能获得;能接触到商业秘密的人带不走信息;能带出去的信息一定要合法并符合公司的管理要求;非法带走信息时必须能留下痕迹,从而可以追究后续的法律责任。”李俊说,“这是企业商业秘密制度设计的思路和原则。”

  据记者了解,商业秘密的泄露绝大多数原因是由前员工的离职而造成的,并非由竞争对手直接获取。“我们往往只关注商业秘密,从而忽略了保护商业秘密的目的,那就是防止泄露。商业秘密的管理不是管理商业秘密,而是管理人。这一点我们是必须要牢记在心的。”李俊说,“从员工进入公司第一天开始,到离开公司甚至是离开公司之后相当长的时间,我们就以接触商业秘密时间先后顺序为主线进行商业秘密保护制度设计。”

  “我们很重要的一个‘阵地’是劳动合同。劳动合同是我们通过契约和员工之间构建商业秘密管理的好机会。”李俊告诉记者,在宇龙与员工的劳动合同里,专门有一个章节是关于商业秘密管理的,且用若干条款将员工和企业之间涉及到的保密义务都纳入进去。其中重要的条款如“入职不侵权”承诺,要求员工在进入公司时没有携带前公司的商业秘密资料,在工作过程中未经公司批准不得擅自使用前公司的商业秘密,且之前没有和前公司签署任何有关竞业限制协议。另一个重要的是“保密条款”,对员工在公司履行职务期间,包括离职后应当承担的保密义务进行约定。

  由于员工的离职对企业商业秘密存在很大的威胁,宇龙公司非常重视员工离职问题,尤其是核心技术人员的离职,必须签订“脱密协议”和“竞业限制协议”。“脱密条款都是限定于参与重大项目的核心人员,防止技术员工在对项目十分熟悉的情况下,在项目未结束时就跳槽到竞争对手公司。”李俊说。然而,企业为保护商业秘密和员工签署的竞业限制协议,原本要求员工离职后在若干时间内不得参与相关行业,而事实上却多沦为一纸空文,许多员工在跳槽时为掩人耳目,甚至会穿上另一件“马甲”。在2008年宇龙公司的这起商业秘密案中,涉案的8名前员工中有4名居然改名换姓。

  因此,离职管理和离职面谈在员工离职时也变得不可或缺。“离职管理主要着手三个方面,首先,离职前的权限都要进行清除;其次,离职员工在公司履行职务期间,尤其在提出离职的3-6个月内,对一些邮件外发和上网记录都要进行审计,因为员工离职前的3-6个月往往是最危险的;同时,还会涉及工作材料的交接。”李俊介绍说。而在最后,企业还要和员工进行一次离职面谈,签订离职保密保证,再次强调离职以后必须要履行的保密责任。相应的,公司也会一次性发给员工一笔保密费,需员工亲自签字。“发保密费并且让员工签字,是为了防止以后一旦发生商业秘密泄露,公司起诉时就有了确凿证据,也会得到法院的支持。”李俊说。

  除了离职保密费,员工承担保密责任后是否会得到保密津贴呢?宇龙的回答是肯定的。“这一点很多企业都在考虑。但是除非企业和员工在协议里面事先有明确约定,员工承担保密措施后,保密津贴在工资条上具体明确的罗列出来,否则法院是不会支持的。”李俊说,“之前中国发生过很多案例,在一个案子中,一个月七十元的保密津贴的结果是挽回了几十万甚至上百万元的损失,我想这种代价是很低的,所以我觉得必须要发放这样一笔费用。”

 


 

  确定商业秘密信息范围

  然而,仅仅和员工签订一系列保密协议的措施依然是不够的。在商业秘密案中,对商业秘密的认定往往十分困难,许多企业由于缺乏足够的证据而不得不放弃诉讼。因此,有律师称:“必须要他人知道商业秘密信息的具体范围,哪些是商业秘密,不足以让人接触, 获取信息时又具有一定难度。”

  作为一家以软件为生的企业,软件代码的安全对宇龙公司至关重要,而宇龙也把这些代码进行了不同的归类和管理。有外部公开的,如安卓手机这种源代码是公开的,也有内部公开的、内部不公开等级别进行分别管理。同时,对于代码的地位也进行分级。“之所以要分类也是因为后续的管理,比如权限管理、代码清理都是不一样的。同时我们目前正在努力实现一个技术突破,如果能够成功,那么软件源代码一旦泄露出去对竞争对手来说都是垃圾。” 李俊说。

  与此同时,宇龙公司有着一套严格的密级文档管理工作。不同的信息资料会确定不同的保密等级,比如秘密级别、机密级别、绝密级别。不同的密级文档有着不同的后续管理工作,确定不同的保密等级也有利于比例和效率的提高。

  在与第三方合作中,宇龙公司依然不忘强调安全性。“宇龙要学习的,就是这个行业的老大--苹果公司。”李俊说,“我曾经对苹果公司商业秘密保护进行了非常深入的研究,发现真的是太值得我们学习了!苹果成功的原因也在于商业秘密做的好,为的就是新产品发布时能产生爆炸性的效应!”

  全球没有几家公司比苹果更注重保密。“苹果在新产品上市之前,一定会杜绝竞争对手拿到器件和模块用来猜测,苹果会把i P h o n e各个零部件分散之后由不同的工艺商和厂家进行生产,最后再整合起来组装,它不会完全委托富士康代工和生产。”李俊说,“在一款新产品发布之前从来没有任何它的信息。然而,中国的公司还远远做不到这一点,我们开发一款产品,在还没上市之前网上到处都是消息了,上市以后用户对你的期望已经在这个产品之后了。新的期望已经产生,新产品永远赶不上用户的期望。这是苹果成功的原因,我们一定要学习。”

  技术保障支持

  “虽然把很多的精力花费在商业秘密保护制度的设计上,但是也不能完全依赖于制度,因为毕竟有少数的员工可能不遵循这种制度,这时候就必须采取技术手段,让他带不出去或者带出去时留下痕迹。”李俊说,“即使我们把90%的工作都做到位了,但是有10%的工作没有做好,只要有一个短板,之前90%的工作都是白费。所以,保护商业秘密不能有短板。”

  据李俊介绍,在宇龙,不同级的访问人员有着不同的访问权限。外部的访问人员胸前配有胸卡,在进出某一些区域时都由胸卡进行跟踪和控制,同时,宇龙也正在实现一种新的技术:当员工离开座位时其计算机会自动锁定。而在未来,宇龙更要实现一种理想化的云计算模式:员工面前将只有一台显示器,所有资料信息都将存储在服务器里,从而可以极大的保证安全,也会降低许多保护成本。

  值得一提的是,在宇龙公司,员工打印资料、传真、扫描都不能随心所欲,必须要走一套审批流程,通过签批和审批程序后,由统一的部门去打印,并且在服务器上留有备份,确保员工在具体时间、具体地点打印的具体资料都会留下痕迹。不仅如此,公司也会对员工上网的记录进行监控,网络上传权限受到严格管控,邮件外发也要得到审批。如此措施不得不令人感叹,企业保护商业秘密必须要有坚强的神经。习惯了玩着微博、开心网的那些普通公司的职员恐怕难以理解如此苛刻的管理,然而李俊说:“既然设计了这样一个流程,公司也一定会有配套的技术措施来保证整个业务的流畅性和及时性。”

  采访中,另一家集成电路设计公司工作人员向记者抱怨:“每天上下班,除了常规扫描外,公司还要对员工车辆进行检查。如果发现车上有纸盒等装纳物,保安会上车要求打开盒子检查。”为了防止泄密,企业所进行的过于严格的保护措施,有时似乎并不被员工所理解和接受。

  对此,李俊认为:“做制度设计前,企业一定要通过文化理念的渗透营造保护商业秘密的文化氛围,没有这个前提的话,去做制度设计和技术措施都不能得到员工的理解,他们的抵触情绪会非常大。”

  在宇龙,员工对商业秘密保护制度最大的抵触来自于对业务产生的影响和对工作造成的障碍。李俊说:“作为一家软件开发公司,我们付出了许多成本用于研发和保护,往往这些信息资产的保护是以牺牲效率为代价的,对于任何企业都是这样。但是问题出来以后,我们会尽力通过一些制度的重新设计、流程的重新调整以及技术的突破来进行解决。



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