IPfolderTM开发笔记:证据管理新模式,破解企业困局

总第87期 冯菲菲 北京集慧智佳知识产权管理咨询有限公司发表,[专利]文章

  在没有遭遇商标案件时,企业管理者很少关注商标证据问题,但等到迫不得已去关注时,管理者往往会陷入证据不全、证据无效、证据收集困难的泥潭之中。许多惨痛的案例让越来越多的企业开始重视商标证据管理。我们接触过的企业管理者大都希望能改变企业在商标案件中的被动局面,但对于如何改变却十分困惑。我和我的团队在开发I P f o l d e r TM企业商标管理工具(IPfolderTM-TMS)时,就决定要通过建立证据收集与管理的新模式破解企业证据问题的困局。

  我们认为,要破解企业的证据困局,必须改变“发生案件→协调各部门收集证据→筛选有效证据→证据适用”的传统模式。在这个模式中,有三个常见问题:第一,证据收集工作耗时耗力,影响案件进程。证据材料一般存在于多个部门、多个档案之中,多且杂乱,为了找到针对某一商标案件的证据,需要投入大量的时间和精力;第二,涉及多个部门的证据收集,调取流程不畅。证据存在于多个部门,这些部门只能在本职工作之外有限配合证据收集工作,效果常常不能尽如人意;第三,证据效力不足。企业费劲心力搜集的证据,并不意味着就能适用具体案件,还要看证据的效力。很多企业因商标使用的意识较为淡薄,所谓的“证据”根本不具有效力,对案件的作用微乎其微。

  要彻底改变这种现状,必须形成一个新的模式,通过建立一个有效规则实现证据的“有序”和“有效”。我们的 IPfolder TM-TMS是通过三重设计来实现的。

  第一重设计,就是数据与档案的统一管理。当下大多数企业的商标管理是将商标数据和档案分开的,比如商标数据用EXCEL里管理,档案材料存放在档案室或电子文件夹中。这种管理的弊端在于我们要调取某个商标的证据材料时,先要找到档案的位置,然后打开不同的文件夹,再打开大量的文件后才能找到需要的材料。但在IPfolderTM-TMS中,证据材料都存储在对应的商标之下,真正实现了数据与材料的统一对应管理。当某一商标发生案件时,只要在这个商标项下调取相应的证据即可。

  第二重设计,是通过标引实现证据分类。证据材料在录入IPfolderTM-TMS时,都会通过标引确定其具体的分类,改变之前证据杂乱无章的局面。证据分类可以帮助企业在应对案件时准确的调取所需的证据,而不需要逐一查看和筛选。

  第三重设计,是实现各部门统一归档。大部分证据产生在企业的终端销售部门,但这些部门的员工一般不具有辨别证据有效与否的专业知识。况且,如果将证据的有效性判定交给这些部门,无疑会增加他们的工作负担。所以,我们设计了一个管理模块“仓库”,即证据材料的存储之地。终端部门的工作人员不需要对已产生的证据做任何处理,只需统一打包上传到“仓库”之中即可。法务人员在“仓库”中“验货”,将符合证据要求的有效证据归入到具体的商标项下,将不符合要求的材料退回证据产生部门,要求他们更正。通过这种操作,证据最终会以有效形式留存下来。

  这就是我们设计的新模式:形成有效证据→证据分类归档→案件发生→证据准确调取→适用案件。这个模式能帮助企业很好的解决案件中的证据问题,有效地提高企业证据管理的水平。

  “开发笔记”记载了我们在研发IPfolderTM-TMS时,希望帮助企业实现最简单高效的商标管理之初衷,以及通过商标分级管理和证据管理新模式等解决方案为企业的商标管理工作提出了新的思路和方法。我们相信,这个全新的尝试一定能给希望改善商标管理现状的企业一个惊喜,给知识产权行业一个惊喜。

中国知识产权杂志总第87期



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