一文了解企业涉密人员管理

总第198期,张晓川 宋鸣镝发表,[其他]文章

 

一文了解企业涉密人员管理

张晓川

北京康瑞律师事务所 律师

宋鸣镝

北京康信华源知识产权咨询有限公司 专利代理师

最高人民法院公布的2022年知识产权法庭典型案例中的“油气微生物勘探”技术秘密侵权案,系因前员工组建公司并侵害原任职公司技术秘密而引发的诉讼。该案凸显了涉密人员在企业管理中的重要性。企业对从事涉密工作的人员进行管理和控制,确保企业内部涉密信息的安全性和保密性,是保障企业信息安全的重要环节。如果企业针对涉密人员的管理存在漏洞,则容易造成核心技术泄露、正当利益受损,甚至影响企业声誉,因此必须高度重视并加强涉密人员管理。

【企业涉密人员管理范围】

企业涉密人员管理主要包括制度建设、背景审查、保密培训、权限控制、监控评估、离职管理以及安全意识宣传等多个方面(见图1)。通过全面、科学、系统的涉密人员管理,可以有效保障涉密信息的安全,保护企业的利益和声誉。

图1 企业涉密人员管理范围

企业涉密人员管理措施

涉密人员管理制度

制度建设是涉密人员管理的基础,包括对涉密人员职责、权利和义务的明确规定,以及对涉密信息的分类、标识、传输和存储等方面的规定。涉密人员管理制度是一个系统性的、综合性的管理制度。企业应制定相应管理制度,明确涉密人员的职责、权利和义务,规范涉密人员的行为和管理流程等。

涉密人员管理制度包含以下几个方面 :

1.身份认证:规定涉密人员的身份认证流程和标准,确保企业内部只有经过身份认证的人员才能进入涉密区域或接触涉密信息。

2.权限划分:制定涉密人员权限划分规则,确保不同级别的涉密人员只能访问其需要了解的涉密信息,并加强对涉密信息的访问控制。

3.信息保护:规范涉密信息的存储、传输、使用和销毁等环节,以保障企业涉密信息的安全性。

4.保密培训:制定涉密人员保密教育培训计划和内容,培养和提高涉密人员的保密意识。

5.行为监管:加强对涉密人员行为的监管,规范涉密人员行为,建立涉密人员行为评估制度,确保涉密人员的行为符合法律法规和企业的保密要求。

6.离职人员管理:规定离职涉密人员的处理流程和具体要求,包括资料清查、设备回收、保密承诺书签署等,以防止离职涉密人员对企业涉密信息的非法获取或泄露。

涉密人员背景审查

涉密人员背景审查是企业保障涉密信息安全的一个重要环节,是人员录用或员工提升权限时必不可少的环节。在招聘涉密人员或提升员工涉密权限时,企业应该对其进行全面的背景审查,以确保其具备从事涉密工作的资格和信誉。

涉密人员背景审查应包括以下内容 :

1.个人基本信息核实:涉密人员应提供真实有效的个人身份证明材料,企业进行核实。

2.个人品行道德审查:涉密人员应具备良好的品行和道德,企业需进行道德品质评估。

3.从业经历审查:涉密人员的从业经历应当真实可靠,企业应对从业经历进行调查。

4.涉密信息泄露风险评估:涉密人员的涉密信息泄露风险评估是背景审查的关键环节之一,企业应进行评估,特别是安全意识和保密意识。

涉密人员保密培训

保密培训是加强涉密人员保密意识和能力、保障 企业涉密信息安全的重要手段。通过对涉密人员的培训,能够使其了解法律法规、保密政策以及企业内部 制度的内容和要求,加强其对涉密信息的保护意识和能力,提高保密管理水平。

涉密人员培训的内容包括:

1.保密相关的法律法规:涉密人员应掌握保密相关的法律法规和企业的保密规定,了解保密的重要性和必要性。

2.涉密信息分类和标识:涉密人员应学习涉密信息的分类标准和标识方法,掌握涉密信息的保护措施。

3.涉密信息传输和存储:涉密人员应学习涉密信息传输和存储的安全措施,如加密传输、物理隔离、数据备份等。

4.涉密信息安全管理:涉密人员应了解涉密信息安全管理的流程和方法,熟悉信息安全管理制度和应急处置预案等。

涉密人员权限控制

涉密人员权限控制是保护企业涉密信息的重要措施之一,是涉密人员管理中的重要一环。对于涉密人员,企业应该根据其工作需要和责任分配相应的权限,并对权限进行细化控制。同时,企业也应不断完善和优化涉密人员权限控制制度,以适应信息化时代不断变化的安全威胁和技术发展。

涉密人员权限控制的具体做法包括:

1.权限分级管理:企业应根据不同涉密信息的重要性和涉密人员的职责分配相应的权限,实现权限的分级管理。

2.权限审批:企业应建立涉密人员权限审批规范流程,对涉密人员的权限进行审批,确保权限的合理性和必要性。

3.权限使用记录:企业应建立涉密人员权限使用记录规范流程,记录涉密人员的权限使用情况,及时发现和排查权限使用异常情况。

4.权限撤销:企业应建立涉密人员权限撤销规范流程,对涉密人员的权限进行定期审核,及时撤销不必要或超出职责范围的权限。

5.权限管理培训:企业应对涉密人员进行权限管理方面的培训,加强涉密人员对权限控制的理解和实践能力。

涉密人员监控与评估

涉密人员监控与评估是企业保障信息安全的重要措施之一。企业应对涉密人员的行为进行监控和评估,及时发现并处理涉密人员的违规行为和安全隐患。

涉密人员监控和评估的具体做法包括 :

1.监控系统建设 :企业应建立涉密人员监控系统, 对涉密人员进行日常行为监控和异常行为检测。

2.行为评估:企业应建立涉密人员行为评估规范流程, 对涉密人员的行为进行定期评估,发现和解决安全隐患。

3.违规行为处理 :企业应建立涉密人员违规行为处 理程序,对涉密人员的违规行为进行及时处理,防止 泄密事故的发生。

4.评估结果应用 :企业应将涉密人员行为评估结果 应用到人事管理中,以便于针对性地调整涉密人员的 职责、权限和岗位。

5.监控与评估培训 :企业应对涉密人员进行监控和评估方面的培训,提高涉密人员对安全风险的认知和 管理能力。

 

图2 企业涉密人员管理措施

涉密人员离职管理

涉密人员离职管理是企业涉密信息安全管理的最关键环节。企业应制定涉密人员离职管理制度,对离职涉密人员的信息进行安全处理,防止涉密信息泄露的风险。

涉密人员离职管理主要包括以下几个方面 :

1.制定离职管理流程:企业应根据涉密信息的保密等级和涉密人员的权限,制定涉密人员离职管理流程。

2.离职人员安全处理:企业应对离职涉密人员的信息进行安全处理,包括删除或备份涉密信息、收回相关设备和资料等。

3.沟通告知义务:企业应及时与离职涉密人员沟通,并告知其离职后涉密信息的安全处理要求和禁止事项。

4.离职审计检查:企业应对离职涉密人员的设备、账户、文件等进行审计和检查,确保其已完全清除涉密信息。

5.保密协议约束:企业应要求离职涉密人员签署保密协议,并建立相关的违约惩罚机制,保障涉密信息的安全性和保密性。

涉密人员安全意识宣传

涉密信息的保密性和安全性不仅取决于企业制度和技术手段的落实,还与涉密人员的保密意识和保密能力密切相关。因此,企业应定期组织涉密人员进行安全意识宣传,提高其保密意识和保密能力。

安全意识宣传的形式多样,可以通过举办讲座、组织培训、发布通知、制作宣传资料等方式进行;内容应涵盖涉密信息的重要性、保密政策和制度、信息安全威胁与风险、保密责任和义务、信息安全技术措施、侵权技术秘密案例评析等方面,以及企业针对涉密信息安全问题的处理措施和相关经验。

【涉密人员管理的重要性】

在“油气微生物勘探”技术秘密侵权案中,可以发现,持有技术秘密的企业针对涉密人员的管理可能存在漏洞,包括:未对涉密人员严格执行访问权限制度, 导致多类人员均可接触公司核心机密;针对离职人员没有进行涉密信息安全处理,未检查离职人员的个人设备和存储介质,导致涉密信息的备份和拷贝掌握在离职员工手中;企业没有建立明确的离职管理策略,导致处理离职员工的涉密信息不规范;涉密人员在离 职前未接受足够的信息安全培训,导致缺乏保密意识;缺乏明确的合同约束和法律责任,使得离职员工缺乏涉密信息保密义务意识。

为了避免上述漏洞,企业应该建立完善的涉密人员管理制度,包括但不限于制定权限制度、彻底清除离职人员涉密数据、定期审计和监控等措施。此外,持续加强涉密人员的安全意识教育和培训,对于保障信息安全也是至关重要的。最终,企业应重点关注涉密信息安全,建立健全保密文化和制度;涉密人员管理措施需要得到全方位、系统化、科学化的实施,同时也要强调对涉密人员的尊重和关爱,以增强其安全意识和归属感。只有这样,企业才能有效保障涉密信息的安全性和保密性,保护企业的利益和声誉。



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