以资产数智化转型助力企业知识产权管理变革

庞军良

北京路浩知识产权集团有限公司

数智技术中心总经理

在当今世界的经济活动中，尤其是在国际市场竞争中，全球经济一体化态势的形成和加剧，使得知识产权所发挥的重要作用日益凸显。专利数量的多寡、质量的优劣，俨然已经成为衡量一家企业、一个国家创新能力和竞争能力最为重要的指标之一。

目前，我国各类创新主体对知识产权的重视达到了前所未有的高度，企业更是如此。企业作为参与市场竞争的重要主体，在技术创新日新月异、国际市场竞争方式和维度不断复杂化、集中化的趋势下，能够直接感受到知识产权在竞争中所起到的关键性、决定性作用。在我国，越来越多的企业，尤其是技术创新型企业，不再将知识产权管理视为简单的内部活动，而是将知识产权管理活动定位于对企业整体经营的支撑，将其放置于整个产业结构的大背景中开展和实施。

伴随企业创新能力的不断提升，传统的管理方式已经难以适应企业知识产权工作的需要，同时也给知识产权管理者带来了诸多问题与挑战。借助信息化、数字化、智能化技术与工具，辅助提高企业知识产权管理能力，实现降本增效，已成为众多创新型企业的必然选择。

企业知识产权管理现状

业务种类多 资产较分散 集中管理难

企业知识产权管理工作不仅涉及专利、商标、版权、商业秘密、域名等多种业务类型，同时伴随企业创新能力的不断提升，知识产权申请量、保有量也在不断攀升 ；再者，不同业务一般由不同人员管理，甚至归属于不同的组织或部门。面对不断增加的业务种类、逐年增长的资产数量和分散的管理模式，随着时间推移、人员或组织架构变动，极大可能会造成信息隔离甚至丢失等问题，导致企业无法集中统一管理，更无法准确盘点自身的知识产权资产。

例如，企业A是国有特大型高科技集团化企业，集团公司内设4个事业部，拥有6个大型研究院，共计180多个企事业成员单位；近10万名职工中，各类专业技术人员占40%。因集团成员单位众多，知识产权种类繁多、数量巨大、归口分散，导致无法集中统一，带来了监管困难、信息不清等问题。

工作流程乱 规范不统一 创新效率低

企业知识产权部门不仅需要和研发、销售和市场等部门进行跨部门工作推进，同时还要加强与外部服务机构、律所间的跨组织沟通协作，以保证内外协同创新步调一致。这造成了牵涉内外部人员众多、业务流程复杂、管理时间跨度长、法律期限众多和信息安全要求高等问题，给企业知识产权管理工作带来诸多挑战。

例如，企业B是国有特大型高科技企业，拥有60余家子集团和直管单位，在全球70余个国家和地区设立了100余家境外分子公司和代表处，位列世界500强企业的第127位。随着企业知识产权数量的不断增加，以及知识产权业务流程与操作规范的略显滞后，出现了发明人提案缺少规范、流程审批繁杂、业务办理频繁失误，以及与合作机构间的协同效率不高等问题，对企业的创新效率造成了严重影响。

创意挖掘散 评估不量化 质量提升慢

专利发端于研发，获权于法律，应用于商业。然而，企业在实际操作过程中，往往因项目研发与知识产权管理的衔接度不高，致使项目在研发末期或结项后才开始进行知识产权申请布局工作，导致丧失先机。同时，缺乏系统性挖掘体系与质量评估体系，也往往造成专利申请质量不高等问题。

例如，企业C是国内顶尖的医疗器械高科技企业，每年有大量研发项目并行，产生了众多技术创新。然而，由于缺乏系统性挖掘体系，导致了项目研发与专利申请存在严重滞后等问题，极大影响了其保护自身创新技术的能力。

企业知识产权管理解决方案

建设全业务管理平台 实现各类无形资产集中统一管控

企业知识产权业务的一体化集中管理，关键在于系统对企业组织架构模型种类的覆盖度。企业知识产权管理部门内部组织结构的科学设置，是知识产权能够在企业经营中真正发挥作用的保障。机构设置须与企业的产业特点及规模相协调。

大型产业的多元化集团企业，宜采取集权式管理模式，即在集团总部设置独立的知识产权管理部门，领导各下属子公司、产业块的知识产权工作；由总部专利管理部门负责制订本企业知识产权经营策略、方针及各项管理制度，而下属分部则负责公司各部门知识产权制度的实施以及人员的培训等。中型企业宜采用网络式管理模式，在核心管理机构成立知识产权部，下设多名专利工程师或专利律师，分别负责企业各部门的专利工作。小型高新技术企业根据其产业单一的特点，则可考虑点面结合的模式，根据企业特点，若以专利、技术秘密为主，则主要由技术部门负责企业管理工作，并以其为中心，以点带面，协调其他知识产权管理工作。

建立企业知识产权管理系统，首先应根据企业的实际需求，从业务流程、数据、模块接口等多方面进行系统性、总体性建设规划，对数据产生、数据流向、不同阶段的不同属性维护和一致性保证等方面进行系统性设计，从而保证数据标准化、规范化，实现数据统一有序存储、完整准确及时、易传递易共享，从而构建出整体知识产权数智化管理建设方案。其次，应针对上述不同组织管理模型开展系统设计，使其具备多层级主体场景化管理能力，支持集团总部和各分子公司间的业务数据完全隔离或适度共享，根据集团的组织架构，针对不同层级用户群体设计不同的数据访问范围及操作权限体系。最后，应结合工作流自定义技术，对集团及各分子公司设计差异化的业务流程体系，在保证集团统一规范管理的基础之上，充分满足各分子公司的实际管理需求，保证一定的灵活性和自主度。集团总览所有数据，同时可与各分子公司间互联互通，实现集团对各分子公司的集中统一管理（如图1所示）。

设计全链条管理体系 保障各类无形资产全流程化管理

专利、商标、版权、商业秘密等在其全生命周期的不同阶段，均有不同的法规要求、管理事项等。以专利为例，其保护期最长达20年，如果算上申请前的准备以及保护期终止后的事务处理，一个专利的程序事务处理便长达20多年，在此期间要管理的事项繁多，需要一个系统的管理方法对其进行管理。根据专利事务在各阶段的性质，企业知识产权管理系统应将专利流程管理大致分为提案、撰写、审查、授权四个阶段。

提案流程是指企业专利部门接收提案及针对提案进行检索评估的过程，部分提案经评估后会放弃专利申请，部分提案则进入申请文件撰写阶段。提案阶段主要是企业专利工作人员与研发人员之间的沟通阶段，专利工作人员对研发人员提出的技术方案进行全面的了解，以便对技术方案进行现有技术的检索评估。

撰写流程则主要是在专利申请委托代理机构后，企业专利工作人员或发明人与代理机构的代理人之间进行沟通，以便撰写高质量的申请文件的过程。

审查流程是针对国家知识产权局的各类审查意见通知的处理。在这一阶段，形式上要重点关注各类事务的处理期限，实体上的重点是发明专利审查意见通知的答复质量。

授权流程是针对授权后的专利的年费维持及运营管理，包括专利的买卖、许可、质押融资等事务。

专利流程不仅阶段众多，同时还涉及各类期限、文件、费用等诸多要素。因此，对专利相关业务流程进行系统、总体的规划至关重要。企业知识产权管理系统应通过识别流程、规范流程、优化流程，并用IT工具进行固化，将提案审批、专利撰写、专利审查与授权管理等均纳入其中，同时与公司业务流程相匹配，建立知识产权全生命周期事项监控体系，借助流程任务管理各类事项的执行人、完成时限等，并进行实时监控，强化执行力，为管理持续赋能。业务流程的设计不仅要考虑企业内部的各个环节、各类角色的协同，也要将与外部合作机构间的协作纳入进来，使之成为整个创新协作体系的一部分，建立企业与合作机构间的线上专属协作通道，实现内、外部信息互通，提升协同创新效能。

同时，公司组织架构、业务审批流程的变动，均会对企业知识产权管理系统的适用性造成挑战。因此，企业知识产权管理系统也需具备工作流自定义设计能力，时刻满足企业当下与未来的发展需求（如图2所示）。

嵌入全量化管理机制 强化各类无形资产超高质量布局

世间万事万物都有数量和质量两个方面，专利也不例外。如何看待和处理专利数量和专利质量之间的关系，是一家企业无法回避的重要问题。

专利的数量问题，也是一家企业的战略问题。专利质量的相对性，以及评价标准的主观、客观差异性，决定专利竞争不仅表现为质量的竞争，也必然表现为数量的竞争。如果不能在数量竞争中取得优势，质量上的优势也会化为乌有。反之，如果双方专利数量都很多、专利壁垒森严，那么双方相互之间只能进行交叉许可、形成战略联盟。这就是跨国公司的专利数量战略。简而言之，专利数量是基础，专利质量是关键；专利数量是盾，专利质量是矛。

当前，我国大部分企业已经开始从关注专利数量到注重专利质量的重心转移。但是，专利质量的评价标准很难统一，不同的主体从不同的视角出发，对专利质量的认识不一，评价也不相同。因此，应构建符合企业当前发展阶段要求的知识产权质量管理体系。

企业知识产权管理系统应从以下三个方面进行规划，以嵌入全量化管理机制。首先，构建项目研发与知财管理的联动体系，从项目立项阶段开始着手进行专利挖掘与布局，贯穿于项目概念阶段、设计阶段、上市阶段等全项目周期，并将知识产权管理系统与项目管理系统进行集成，实现研发进展与申请动态的互联互通、项目研发与知财管理的双线并行。其次，从法律维度、经济维度、技术维度、布局维度、文本维度5个方面设计申请前、申请中、授权后的知识产权价值评估模型，同时组建涵盖商务、技术、法律等各方面专家的评审委员会，并结合相应业务流程进行在线评价，以评价结果作为是否申请或进行专利分级的依据。最后，建立代理机构评价体系，定期对代理机构的服务质量、时限、态度等方面进行评价，依据评价结果和案件等级实施差异化委托。可将核心专利委托给金牌代理机构，将重要专利委托给银牌代理机构，将一般专利委托给铜牌代理机构，实现代理机构的分级分类管理。通过上述举措，借助信息化手段构建起动态的专利全生命周期PDCA质量管控体系，从源头及各个环节控制专利质量，杜绝“垃圾专利”的产生（如图3所示）。

小结

企业在不同的发展阶段，均会面临不同的知识产权管理挑战，然而其中很多都是共性问题，可以通过总结、提炼，形成行业最佳管理实践，并将其嵌入到自身的IT系统中，从而构建出规范、全面的知识产权全生命周期数智化解决方案。合理有效的企业知识产权管理系统有助于解决上述共性问题，帮助企业借鉴优秀管理机制、少走弯路，实现持续的知识产权资产数智化转型，加快企业知识产权管理体系的变革。

免责声明：凡本网注明"来源：XXX（非中国知识产权杂志出品）"的作品，均转载自其它媒体，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网赞同其观点和对其真实性负责。本网转载其他媒体之稿件，意在为公众提供免费服务。如稿件版权单位或个人不想在本网发布，可与本网联系，本网视情况可立即将其撤除。新闻纠错：13621279650 13621252760，邮箱：chinaip@chinaipmagazine.com